AI of een VA? 7 dingen die AI niet voor je bedrijf doet
Bijgewerkt op: 5 dagen geleden
Het antwoord was nooit het probleem
Eerst even heel eerlijk: ik gebruik zelf AI. Ik laat het meedenken over mijn eigen teksten en mijn planning, en dat scheelt me tijd. Dit wordt dus geen blog over hoe slecht AI is.
Wel hoor en lees ik steeds vaker de vraag of je nog een VA nodig hebt. Je typt je vraag in en binnen tien seconden heb je een stappenplan, een mailtje of een opzet voor je jaarplan. Waarom zou je daar nog iemand voor inhuren?
Mijn antwoord: omdat 'dat' bijna nooit het probleem was.
De ondernemers met wie ik werk, weten prima wat er moet gebeuren en/of waar ze naartoe willen. Ze hebben de ideeën, het overzicht en vaak ook het plan. Wat blijft liggen, zijn de taken die veel opstartenergie kosten: de administratie, de opvolging, de mail die al drie dagen openstaat. AI maakt die taken sneller duidelijk. Maar duidelijk is nog niet gedaan.
7 dingen die AI niet voor je bedrijf doet
AI begint niet uit zichzelf
AI wacht tot jij een vraag stelt. En dat is precies het lastigste moment: beginnen. Een vaste VA heeft vaste uren voor jouw bedrijf en pakt op wat er ligt, ook als jij er die week niet aan toekomt. Het werk loopt door, hoeveel energie jij die dag ook hebt.
AI ziet niet wat er blijft liggen
AI kent alleen wat jij erin zet. Het ziet niet dat dezelfde offerte al twee weken in je concepten staat, of dat een klant voor de derde keer om een factuur vraagt. Een VA die in je mail, agenda en administratie werkt, ziet die patronen wel. En kaart ze aan voordat het een probleem wordt.
Doe de urencheck en ontdek hoeveel uur jij in de maand kunt vrijspelen
Investeer 3 minuten en je krijgt een gepersonaliseerd overzicht welke uren jij kunt vrijspelen en hoe je dit concreet kunt aanpakken.
3. Je controleert alles nog steeds zelf
AI-teksten klinken overtuigend, ook als er een fout in zit. Een bedrag dat net niet klopt, een datum die verschoven is, een toon die niet bij jou past. Dus moet je alles nog eens nalezen (althans, ik hoop dat je dat doet!), en dat kost ook tijd en energie. Met een VA die je bedrijf leert kennen, bouw je vertrouwen op. Na een paar maanden hoef je niet meer alles na te lopen. Dan geeft uitbesteden pas echt ruimte.
4. Klantgegevens horen niet in een AI-tool
Je mailbox, klantenlijst en boekhouding staan vol persoonsgegevens. Die zet je volgens de AVG niet zomaar in een AI-tool, want je weet vaak niet waar ze terechtkomen. Ik werk in jouw eigen systemen, het liefst met een eigen account of gedelegeerde toegang. Gegevens van jou of je klanten gaan nooit in AI. Dat leg ik vast in een verwerkersovereenkomst die bij elke offerte hoort.
5. AI kent je bedrijf niet zoals iemand die erin meewerkt
Je kunt AI veel context geven, maar die context moet je wel steeds zelf aanleveren. Iemand die maanden in je bedrijf meewerkt, weet welke klant extra aandacht nodig heeft, welke afspraken er liggen en waarom je iets op jouw manier doet. Daardoor kijk ik verder dan de taak zelf.
Of zoals Katie Vlaardingerbroek, sociaal ondernemer en auteur, het zegt: "Ook kijkt ze verder dan alleen de specifieke taak en neemt ze de bredere context mee in het maken van afwegingen."
Iemand die begrijpt wat je bedoeld zonder alles continu te hoeven delen en aangeven. Dat is waar AI (nog steeds en gelukkig) in faalt.
6. AI zegt geen nee
AI is gemaakt om je te helpen met wat je vraagt. Vraag je om een plan met twaalf nieuwe acties voor deze maand, dan krijg je dat plan. Een VA die meedenkt, zegt ook: dit is veel tegelijk, laten we eerst dit afmaken. Daar ben ik direct in, omdat het afmaken van taken je bedrijf verder helpt dan nog een lijstje.
7. AI neemt geen verantwoordelijkheid
Maakt AI een fout, dan ben jij degene die het oplost. Met een VA maak je afspraken: wat er gebeurt, wanneer, en wie waarvoor verantwoordelijk is. Er is iemand die je kunt appen, die zegt "ik pak het op" en het dan ook doet.
Gewoon lekker van jezelf
k Ik maak licht grafisch werk in canva zoals posts, flyers en advertenties die passen bij jouw bedrijf en jouw huisstijl.
Zodat mensen niet denken "weer zo een", maar meteen zien dat het van jou is.
Waar ik AI wél voor gebruik
Voor mijn eigen bedrijf is AI de ene keer een denkpartner en de andere keer uitvoerend partner. Ik zet er een tekst mee op, bekijk een idee van meer kanten of orden mijn planning. Dat werkt goed, juist omdat ik zelf denk, daarna zelf uitvoer en de uitkomst controleer. Neem deze blog: het onderwerp en de boodschap komen van mij. AI hielp met de opzet en een ruwe eerste versie, en die heb ik zelf omgezet naar wat je nu leest.
Wil jij AI meer inzetten? Dit zijn goede startpunten:
een eerste versie van een lastige mail
je gedachten ordenen voor een plan of een gesprek
een lange tekst samenvatten, zonder persoonsgegevens erin
bijhouden van je to-do lijst
De regel die ik zelf hanteer: of AI helpt met denken, en de uitvoering doe ik zelf. Of ik doe het denkwerk en AI de uitvoering. En alles wat over klanten gaat, blijft erbuiten.
Disclaimer: In de praktijk is het niet altijd zo zwart-wit. Vaak lopen denken en doen door elkaar. Ik denk zelf en voer uit, AI denkt mee en pakt er stukken van op. Waar het mij om gaat, is de onderste rij uit het schema: ik geef het nooit helemaal uit handen. Er is altijd een moment waarop ik zelf nadenk, kies en controleer. Alles wat naar buiten gaat is door mij gecheckt.
AI of een VA? Allebei
Voor de meeste ondernemers is het geen keuze. AI voor het snelle denkwerk of simpel uitvoerend werk (vergeet nooit de final check zelf te doen!), een VA voor wat daarna moet gebeuren. Je ideeën krijgen de ruimte, en de rest loopt gewoon.
Jij weet waar je naartoe wilt. Ik zorg dat het gebeurt.
Benieuwd hoeveel uur per maand je kwijt bent aan taken die een ander kan doen? Doe de urencheck: je ziet direct per onderdeel waar je kunt beginnen. Of plan meteen een kennismaking, via een gesprek of per mail.
Opmerkingen